Lean Office: Mejora de Procesos Administrativos
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Se suelen considerar tareas administrativas la facturación, el procesamiento de pedidos, la redacción y envío de cartas, la comprobación de albaranes…
Sin embargo, todos los trabajadores realizamos tareas administrativas en mayor o menor medida; de hecho, lo que sucede normalmente es que la carga administrativa ocupa un tiempo importante que, la mayoría de las veces, se podría dedicar a tareas de mayor valor para el profesional y para la empresa. Existe, por tanto, un gran potencial de mejora en la forma y en los tiempos de ejecución de las tareas administrativas.
Para ello deben ser estudiadas y definidas como procesos susceptibles de medición y mejora, con el objetivo primero de ahorrar tiempo y consiguientemente optimizar los costos. Definir procesos administrativos nos permitirá también plantearnos objetivos de mejora continua.
Este curso ha sido estructurado para dotarle de metodologías y herramientas para lograr:
- Construir y optimizar procesos administrativos.
- Mejorar el rendimiento de las tareas administrativas.
- Organizar su tiempo y ser más productivos.
- Utilizar herramientas de mejora continua en su desempeño.
MÓDULO 1: INTRODUCCIÓN
Introducción a la elaboración de diagramas.
¿Qué es un diagrama?
MÓDULO 2: ELABORACIÓN Y REPRESENTACIÓN DE UN PROCESO
Simbología para la elaboración de procesos.
MÓDULO 3: MEJORA DE PROCESOS
Eliminar o reducir las tareas de no valor añadido y duplicidades.
Utilización eficiente de los puntos de inspección.
Elaboración de listas de chequeo.
Situar los puntos de inspección (detección de errores) lo más cerca posible del lugar donde se comete el error.
Extraer tareas del bucle generado tras la inspección.
Evitar la realización de supervisiones.
Disposición eficiente de la oficina.
Procedimentar y hacer delegables las tareas.
Combinar tareas con proceso anterior y/o posterior.
Unificar procesos.
El equilibrado perfecto.
Agregar más tareas en paralelo.
Automatizar partes del proceso.
Examinar tus procesos.
MÓDULO 4: MEJORA DE PRODUCTIVIDAD DE LAS TAREAS
Las “5 S”: Separar lo necesario de lo innecesario.
Ordenar, definir el mejor lugar para cada cosa.
Limpieza del área de trabajo y de los equipos.
Crear y preservar los estándares de orden y limpieza.
Educar y crear hábitos para mantener las S anteriores.
Mejora de métodos: La técnica del interrogatorio: Preguntas preliminares. Preguntas de fondo.
Principios relativos a la disposición y condiciones en el sitio de trabajo.
Presentación de propuestas de mejora.
Implantación del nuevo método: Puesta en marcha de la innovación.
Comprobación de resultados.
MÓDULO 5: MEDICIÓN DEL TIEMPO DE LAS TAREAS
MÓDULO 6: MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL
La supervisión.
Ficha de supervisión.
La dedicación y el problema de la multitarea.
Construir la lista de dedicación.
MÓDULO 7: LA MEJORA CONTÍNUA EN TAREAS ADMINISTRATIVAS
ANEXO 1: Bibliografía recomendada.
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